Kontroling koji drži sustav u pokretu

Manuela Ilić, Menadžerica poslovne funkcije, Hrvatska pošta

U velikim i operativno zahtjevnim sustavima, poput Hrvatske pošte, menadžment se svakodnevno suočava s potrebom za stabilnošću, pouzdanošću usluge i brzim reakcijama na operativna odstupanja. U tom kontekstu, kontroling nema luksuz biti spor, apstraktan ili odvojen od realnosti terena.

Kao sudionica panela „Očekivanja menadžmenta od kontrolinga“, Manuela Ilić, menadžerica poslovne funkcije u Hrvatskoj pošti, donosi perspektivu menadžmenta koji od kontrolinga očekuje jasnu podršku u svakodnevnom upravljanju, ranom prepoznavanju problema i povezivanju ciljeva s operativnom izvedbom.

Kada kontroling u operativnom sustavu zaista pomaže menadžmentu u upravljanju, a kada ostaje samo izvještajna funkcija?

Kontroling stvarno pomaže menadžmentu onda kada je dovoljno blizu operativi i kada informacije koje isporučuje imaju jasan odgovor na pitanje što to znači za svakodnevni rad i odluke, odnosno kad se daje cijeli kontekst svemu tome. U velikim sustavima poput Hrvatske pošte nije dovoljno znati da postoji odstupanje – potrebno je razumjeti zašto se dogodilo, gdje konkretno nastaje i što možemo učiniti odmah. Kontroling ostaje samo izvještajna funkcija onog trenutka kada se svodi na retrospektivne brojke bez konteksta, bez prijedloga i bez bliskog odnosa sa svakom poslovnom funkcijom, ili bolje rečeno kad sve ostaje na samoj analizi povijesnih podataka, bez pogleda  u budućnost i jasnog detektiranja smjera u kojem firma treba ići.

Koju informaciju menadžment najviše treba “na vrijeme”, a kontroling je često isporučuje prekasno ili preopćenito?

Menadžmentu su najvažnije pravovremene informacije o odstupanjima u volumenu, prihodima, troškovima i kvaliteti usluge – posebno one koje ukazuju na trend, a ne tek na prošlo stanje. Često se događa da kontroling isporuči agregirane mjesečne podatke, dok je za operativno upravljanje presudno znati u kojem segmentu, regiji ili procesu se problem počinje pojavljivati i to u realnom ili gotovo realnom vremenu. Pravovremena i kvalitetna informacija često vrijedi više od savršeno točnog i prezentiranog, ali zakašnjelog izvješća.

Kako kontroling može bolje povezati strateške ciljeve s realnim operativnim kapacitetima i ograničenjima?

Povezivanje strategije i operative moguće je, ako kontroling blisko surađuje sa svim poslovnim funkcijama u zajedničkom kreiranju strateških i operativnih ciljeva. To znači da strateški ciljevi ne smiju ostati na razini apstraktnih pokazatelja, već se moraju prevesti u mjerljive i ostvarive zadatke za teren u obliku operativnih ciljeva, uz jasno komuniciranje i podjelu obveza i odgovornosti na svim razinama, uz naznačene pretpostavke i ograničenja. Kontroling ima ključnu ulogu u tome da menadžmentu kaže što je izvedivo s postojećim resursima uz određenu razinu rizika ovisno o predloženom scenariju, koja se dodatna ulaganja zahtijevaju i/ili koje su promjene u poslovnim procesima potrebne da bi se ostvarili planirani ciljevi.

Što iz Vaše prakse najviše olakšava donošenje svakodnevnih upravljačkih odluka: KPI‑evi, trendovi ili jasno objašnjena odstupanja?

U praksi, najviše pomaže jasno objašnjeno odstupanje u kontekstu trenda. KPI‑evi su važni kao orijentiri, ali sami po sebi ne daju odgovor na pitanje što učiniti. Trendovi pomažu u sagledavanju smjera kretanja, no bez objašnjenja uzroka ostaju nedovoljni za konkretne odluke. Kada kontroling jasno objasni odstupanje, odnosno kada da na uvid cijeli kontekst o čemu se radi – menadžment može reagirati brzo i ciljano i donijeti pravovremenu kvalitetnu poslovnu odluku.

Koju jednu promjenu u načinu rada kontrolinga biste odmah uveli kako bi bio korisniji menadžmentu na terenu?

Uvela bih dosljedniji fokus na operativnu uporabljivost informacija. To znači manje univerzalnih izvještaja, a više prilagođenih analiza prema potrebama konkretnih razina upravljanja. Kontroling koji redovito komunicira s terenom, razumije njihove izazove i proaktivno predlaže rješenja, postaje pravi partner menadžmentu, a ne samo izvor podataka s pogledom u prošlost. Upravo takav kontroling daje dodanu vrijednost velikim i složenim sustavima.

Više o temi na:  CONTROLING DAYS: "Partnerstvo menadžmenta i kontrolinga", 22.05.2026.