Izvrsnost u postavljanju i ostvarivanju ciljeva

Održali smo kratki intervju s Danijelom Šarić Lukačić, koja radi kao Konzultant za kontroling i financije u Poslovnoj učinkovitosti, a koja će održati predavanje na temu "Izvrsnost u postavljanju i ostvarivanju ciljeva" na:

3. MENADŽERSKA KONFERENCIJA: Agilne metode u praksi I Agile methods in practice, 31.03.2022.

1. Što znači kvalitetno postaviti ciljeve?

Ostvarenje strateških ciljeva, maksimiziranje dodane vrijednosti poduzeća uz raspoložive resurse i u okviru korporativne kulture u kojoj su zaposlenici motivirani i zadovoljni, želja je, da se usudim reći “san” svake organizacije, a što bi, uz mnoge druge čimbenike, mogao biti i rezultat dobro postavljenih ciljeva.

2. Koji biste pristup preporučili za izvrsnost ostvarenja ciljeva?

Za postizanje izvrsnosti u ostvarivanju ciljeva koristimo temeljne funkcije menadžmenta, a to su: 1. planiranje, 2. analiziranje, 3. vođenje i motiviranje te 4. kontroliranje i praćenje rezultata. Za svaku od navedenih funkcija, u praksi nam stoje na raspolaganju različite metodologije, pristupi i alati, no svaka organizacija ih treba prije svega upoznati, a zatim koristiti i prilagoditi prema svojim potrebama i specifičnostima.

3. Koji su preduvjeti u organizaciji za izvrsnost postavljanja i ostvarenja ciljeva?

Mogli bismo istaknuti nekoliko temeljnih organizacijskih preduvjeta za upravljanje pomoću ciljeva.

Prvo bih istaknula jačanje svijesti o tome koliko je konkretizirani ciljni sustav uz adekvatnu motivaciju zapravo važan i da je ostvarivanje ciljeva potrebno fokusirano i agilno pratiti, što u današnje vrijeme podrazumijeva posjedovanje odgovarajućih stručnih znanja i veliku upravljačku fleksibilnost.

Sljedeći preduvjet je uspostava ciljnog sustava koji se sastoji od ciljnih razina, odnosno kaskadiranje ciljeva kroz te razine od vrha prema dnu upravljačke piramide. U vrhu piramide su misija i vizija s temeljnim vrijednostima organizacije. Zatim slijede strateški ciljevi, pa operativni, timski i na kraju individualni ciljevi svakog zaposlenika. U praksi se može vidjeti kako je organizacija odlično odradila strateško planiranje i definiranje strateških pokazatelja te je strateške ciljeve kaskadirala do operativnih razina pojednih organizacijskih jedinica, no ti ciljevi nisu adekvatno kaskadirani i komunicirani do individualne razine svakog zaposlenika. One organizacije u kojoj su zaposlenici saživljeni s vizijom i misijom svoje organizacije imaju preduvjet za postizanje poslovne izvrsnosti. Takvi zaposlenici često su visoko motivirani te su ambasadori svoje organizacije.

4. Kako definirati KPI-eve za postizanje ciljeva?

Prije svega je potrebno definirati KPI-eve za mjerenje ostvarenja strateških ciljeva koji se dalje rasčlanjuju na KPI-eve za praćenje ostvarenja operativnih ciljeva sve do individualnih KPI-eva za mjerenje ostvarenja ciljeva svakog zaposlenika. Za učinkovitu implementaciju i ostvarenje strategije uz pomoć KPI-eva, preporučila bih metodu Karte uravnoteženih ciljeva (Balanced Scorecard). Također bih istaknula i ROKSpristup (Result Oriented KPI System) tj. metodu kojom se kroz 7 koraka razvija KPI sustav organizacije.

Ciljevi se najbolje definiraju kroz vođene i strukturirane radionice na kojima sudjeluju ključni dionici u planiranju pojedine hijerarhijske razine ciljeva. Na radionicama u velikoj mjeri može pomoći moderiranje od strane vanjskog stručnjaka koji poznaje metodologiju, ima bogato iskustvo u u planiranju, neovisan je i nepristran te može postaviti neka nova pitanja zbog pogleda “iz vana”.

U procesu postavljanja ciljeva, od iznimne je važnosti utrvrđivanje međusobne povezanosti i međuovisnosti ciljeva i KPI-eva kako bi se osiguralo praćenje ostvarenja učinaka. Zatim je potrebno uspostaviti odgovarajući proces praćenja i mjerenja ostvarenja kao i sustav redovitog izvještavanja o ostvarenju. Izvještavanje o ostvarenju ciljeva i KPI-eva uz adekvatnu vizualizaciju podataka trebalo bi uključiti u proces redovitog menadžerskog izvještavanja i komuniciranja o ostvarenim rezultatima. Takvi izvještaji trebaju biti izrađeni po principu “Detection-Explanation-Suggestion” što bi značilo da uz prezentaciju ostvarenja treba obrazložiti i uzroke prezentiranih rezultata te dati prijedloge daljnjih mjera/aktivnosti.

Često puta u praksi zaposlenici imaju definirane KPI-eve koje trebaju ostvariti, no ne razumiju što stoji iza toga, kako oni doprinose, što mogu bolje učiniti kako bi utjecali na ostvarenje ciljeva cijele organizacije svojim aktivnostima. Ovo u konačnici može uzrokovati nezadovoljstvo zaposlenika. U protivnom, tranparentno komuniciranje strateških, operativnih i individulanih ciljeva koji su pri tome međusobno usklađeni te ako još uspješno ostvarenje omogući zaposleniku napredovanje, dodatne nagrade i benefite, zasigurno može utjecati na bolju produktivnost, motiviranost,proaktivnost i općenito veće zadovoljstvo zaposlenika.

Kod mjerenja individualnih rezultata, važan je dobar i konstruktivan dijalog sa zaposlenicima. Način komunikacije i način upravljanja ostvarenjem ciljeva zaposlenika je izazov za rukovoditelje u ovom procesu, posebno zbog značaja za motivaciju i zadovoljstvo zaposlenika kao i zadovoljstvo cijele organizacije. Netransparentna komunikacija i nerazumijevanje međusobnih očekivanja često dovode do nezadovoljstva i smanjene produktivnosti. U današnje vrijeme kad se metodologija agilnog pristupa počinje sve više primjenjivati u poslovanju i u ljudskim resursima, komunikacija i davanje potvratnih informacija događa se često, unutar samih timova koji obavljaju određeni zadatak i na različitim razinama te nije rezervirano samo za periodične razgovore nadređeni/zaposlenik.

5. Kako osigurati motivaciju za ostvarenje ciljeva?

Osiguravanje motivacije za ostvarenje ciljeva započinje već u fazi definiranja zahtjeva radnog mjesta i potrebnih kompetencija tj. tzv. “hard” i “soft” vještina koje određeno radno mjesto zahtijeva. U skladu s tim treba provesti i selekcijski postupak kako bi se pronašao zaposlenik koji svojim znanjem, iskustvom i vrijednostima najbolje odgovara određenom radnom mjestu, timu i organizaciji.

Nakon toga slijedi dodjela ciljeva i zadataka, tzv. ownershipa ili odgovornosti za izvršenje te kasnije mjerenje i praćenje učinka kroz kontinuiranu komunikaciju i davanje tzv. “feedbacka”. Zatim slijedi vrednovanje učinaka te sukladno rezultatima, provedba nekog oblika nagrađivanja.

Na raspolaganju nam stoje različiti motivacijski alati koji ne podrazumijevaju isključivo novčane nagrade, već i razne druge oblike benefita radniku, što može biti i fleksibilnost radnog vremena, topli obrok, edukacije i školovanja, sudjelovanje u radionicama, projektima ili vođenje projekata, timska druženja i brojni drugi alati. Pri tome je važno koristiti individualni pristup tj. prepoznati koji motivacijski alat je najprimjereniji za svakog pojedinog zaposlenika. Ovdje najveći posao imaju rukovoditelji organizacijskih jedinica i HR.

Nadalje, istaknula bih i važnost upravljanja karijerom i kontinuiranim profesionalnim razvojem zaposlenika. Stručno usavršavanje u suvremenim uvjetima poslovanja imperativ je kojim se osigurava konkurentska prednost poduzeća u vremenima konstantnih promjena, novih trendova, tehnologija i metoda. Savladavanje i unaprjeđivanje znanja i vještina nužno je za individualni rast i razvoj zaposlenika te rast cijele organizacije. Uspostava procesa upravljanja karijerom zaposlenika unutar poduzeća, mogućim napredovanjima, rotacijom zaposlenika po timovima ili projektima, važno je kako bi se postigli što bolji rezultati poslovanja, dugoročno osiguralo zadovoljstvo zaposlenika te održivi razvoj poduzeća odnosno organizacije. Važni izvori podataka u procesu upravljanja karijerom i razvojem zaposlenika su informacije dobivene kroz upitnike o zadovoljstvu zaposlenika te individualne razgovore sa zaposlenicima.

Ukoliko su strateški i operativni ciljevi jasno kaskadirani i transparentno iskomunicirani do svakog zaposlenika u organizaciji, s ispravno postavljenim KPI-evima za mjerenje ostvarenja uz adekvatno povezan sustav motiviranja i nagrađivanja, organizacija si je sigurno postavila dobre preduvjete za uspješno ostvarenje kako organizacijskih ciljeva tako i zadovoljstva svojih zaposlenika. U današnje vrijeme, svjedočimo potrebi za ostvarenjem korporativne kulture i okruženja zadovoljnih, motiviranih i proaktivnih zaposlenika. Naravno, pitanje je na koji način to i postići s raspoloživim resursima u vrijeme brzih i stalnih promjena te uz potrebu da se prilagodimo svim izazovima s kojima se susrećemo.

Ukoliko želite više saznati o izvrsnosti u postavljanju i ostvarivanju ciljeva, pridružite nam se na: 3. MENADŽERSKA KONFERENCIJA: Agilne metode u praksi I Agile methods in practice, 31.03.2022.