Funkcija nabave

Funkcija nabave je „prozor u svijet“ svakog poduzeća, banke, osiguravajućeg društva, državne ili neke druge (čak i neprofitne) institucije i njezin značaj raste iz dana u dan. Kontroling u nabavi jedno je od funkcionalnih područja, mogli bismo reći jedan od segmenata u mozaiku cjelovite slike o poslovanju trgovačkog društva ili druge institucije, koju nastojimo kreirati u cilju što uspješnijeg upravljanja.

Koja je uloga kontrolinga u odnosu na menadžment nabave ili neke druge funkcije u poduzeću, poput interne kontrole ili revizije, vrlo je značajno s praktičnog aspekta organizacije. Koje su formalne i suštinske razlike i kako im praktično pristupiti u svakodnevnom radu, odgovori su na pitanja koja nastoji pružiti upravljačka koncepcija kontrolinga. Uvođenje i oblikovanje kontrolinga u nabavi određenog poduzeća ovisit će o njegovoj veličini, vrsti djelatnosti, strukturi vlasništva, motivima i očekivanjima menadžmenta, ali bez obzira na sve ove razlike, pomoći će pozitivnoj klimi, promjeni stavova, izgradnji sustava i kvalitetnijim upravljačkim odlukama.

Učinkovitost procesa upravljanja nabavnim lancem ima veliki utjecaj na strukturu i visinu logističkih troškova svakog poduzeća, a samim time i na krajnji rezultat poslovanja. Na današnjem globaliziranom, konkurentski sve intenzivnijem i vrlo dinamičnom tržištu, važnost funkcije nabave, u kontekstu upravljanja ukupnim troškovima poslovanja, sve je veća. Tome je tako, prvenstveno zbog činjenice da vrlo ograničeni profitni potencijal većine industrija nameće troškovno vodstvo kao najvažniji izvor konkurentskih prednosti. Čak i poduzeća koja uspiju ostvariti veći stupanj diferencijacije u odnosu na konkurenciju, veliku pažnju posvećuju kontroli troškova, posebice logističkih.

U razvojnoj koncepciji većine poduzeća nužno je prevladati tradicionalni tretman funkcije nabave kao isključivo logističke, podržavajuće ili sekundarne funkcije, koja ne utječe direktno na stvaranje vrijednosti. Poduzeća koja u današnjim uvjetima poslovanja žele opstati, odnosno rasti i razvijati se, nabavu moraju promatrati kao funkciju od strateškog značenja. Strateško značenje funkcije nabave nameće nužnost primjene svih modela najbolje prakse u procesima planiranja, naručivanja, realizacije i kontrole nabave. U svim spomenutim procesima nužno je inzistirati i na kontinuiranim unapređenjima i kontinuiranom povećanju razine učinkovitosti.
Osnovni preduvjet realizacije svih prethodno spomenutih zahtjeva postavljenih pred upravljanje procesom nabave, prvenstveno podrazumijeva dostupnost podataka tj. mogućnost utvrđivanja trenutnog stanja. Drugim riječima, nužno je na raspolaganju imati čitav spektar ključnih pokazatelja učinkovitosti procesa nabave temeljem kojih će se definirati novi plan nabave i kontinuirano pratiti uspješnost njegove realizacije. Instrument kojim je tako nešto moguće ostvariti predstavlja kontroling u nabavi.

Učinci kojima bi primjena kontrolinga u nabavi trebala rezultirati podrazumijevaju smanjeni angažman radnog kapitala u zalihama, niže ukupne troškove držanja zaliha, povećanje operativne učinkovitosti procesa nabave (brže planiranje, naručivanje i realizacija), povećanje razine zadovoljstva i motivacije zaposlenika u nabavi, odabir najpovoljnijih i najkvalitetnijih dobavljača, niže ulazne troškove sirovina i materijala, niže troškove proizvodnje, povećanje marži itd. Iz navedenih mogućih učinaka primjene kontrolinga u nabavi jasno se može razaznati već spomenuto strateško značenje nabave.
U današnje vrijeme, posebno izražen problem predstavlja pogodnost procesa nabave za koruptivno ponašanje, odnosno sve češća zlouporaba položaja i ovlasti zaposlenika i rukovodioca odjela nabave te više razine menadžmenta koja nadležnost nad funkcijom nabave nerijetko iskorištava za poslovne poteze koruptivnog karaktera. U tom kontekstu, kontroling u nabavi poprima dodatno značenje, jer uvođenjem jednog takvog instrumenta prostor za zlouporabe znatno se smanjuje.
Primjena kontrolinga u nabavi podrazumijeva i identifikaciju svih potencijalnih rizika procesa nabave (od sklapanja štetnih ugovora, odabira lošeg dobavljača, neekonomičnih narudžbi, pa sve do smanjene učinkovitosti i nepotrebno dugog vremena odobravanja pojedinih dokumenata). U skladu s identificiranim rizicima, definira se sustav internih kontrola (ručnih i automatiziranih), koji omogućava stalni nadzor nad svakim pojedinim korakom procesa nabave i pravodobno donošenje korektivnih mjera, koje u velikoj mjeri sprječavaju štetne utjecaje svakog uočenog odstupanja.
Primjena kontrolinga u funkciji nabave neće riješiti sve probleme upravljanja ovom funkcijom, ali može u cilju optimalizacije poslovnih rezultata poduzeća, pomoći prevladavanju brojnih rizika i otvaranju nekih novih  razvojnih izazova.

Branko Grubić, dipl. oec.