EFEKTIVNO I EFIKASNO PRENOŠENJE INFORMACIJA – KLJUČ USPJEŠNE KOMUNIKACIJE

U doba informacijskog preopterećenja, vještina da se ključna poruka ispravno prenese postaje vrlo moćno oružje u poslovnom komuniciranju. Komunikacija je srž svakog uspješnog odnosa – poslovnog, društvenog ili privatnog – no često zaboravljamo da nije dovoljno samo govoriti ili slati poruke. Ključno je kako ih prenosimo. Je li naša poruka dovoljno jasna? Doseže li pravog primatelja i izaziva li željeni učinak? U tom kontekstu, često se spominju pojmovi efektivnosti i efikasnosti komunikacije, no iako su slični, između njih postoji bitna razlika. Efektivno prenošenje informacija znači da primatelj u potpunosti razumije poruku i da ona postiže željeni učinak. S druge strane, efikasnost u komunikaciji odnosi se na prijenos informacija na način koji zahtijeva što manje vremena, resursa i truda. Idealna komunikacija uspijeva postići oba cilja – biti i efektivna i efikasna. Na primjer, dug e-mail prepun stručnih izraza može biti efektivan ako sadrži sve potrebne informacije, ali nije efikasan ako primatelju treba previše vremena da ga pročita i razumije. S obzirom na to da loša komunikacija dovodi do nesporazuma, nepotrebnog gubljenja vremena, a često i frustracija na osobnoj razini, važno je razumjeti kako poboljšati vlastite vještine prenošenja poruka. U ovom radu istražit će se ključni principi uspješne komunikacije, dati korisni alati i tehnike koji nam mogu pomoći da informacije prenosimo brzo, precizno i s maksimalnim učinkom te će se ukazati na važnost percepcije i oblikovanja komunikacijske situacije za uspješnu komunikaciju. 

Što je efektivno, a što efikasno prenošenje informacija?

Efektivno prenošenje informacija znači da primatelj razumije poruku i da ona ostvaruje željeni učinak. Drugim riječima, ako je cilj prenijeti određenu ideju, instrukciju ili podatak, komunikacija se smatra efektivnom
kada primatelj dobije jasnu poruku i može ju ispravno interpretirati te primijeniti u praksi. Na primjer, ako menadžer u tvrtki objašnjava zaposlenicima novi poslovni proces, efektivna komunikacija znači da oni razumiju
upute i znaju što trebaju učiniti. S druge strane, efikasno prenošenje informacija odnosi se na način na koji se informacije prenose, pri čemu se naglasak stavlja na brzinu, jednostavnost i minimalno korištenje resursa. To znači da komunikacija ne bi smjela biti preduga, nejasna ili opterećena suvišnim detaljima. Primjer efikasne komunikacije je jasan i sažet e-mail koji zaposlenicima pruža ključne informacije bez viška informacija.
Na taj način štedi se vrijeme i povećava produktivnost. Idealna komunikacija kombinira ove dvije komponente – poruka treba biti i efektivna i efikasna. Ako je komunikacija efektivna, ali ne i efikasna, može doći do
nepotrebnog gubitka vremena i resursa. Primjer toga bio bi dug sastanak s previše informacija, gdje sudionici na kraju ne mogu razlučiti bitne poruke. S druge strane, ako je komunikacija efikasna, ali ne i efektivna, poruka može biti previše sažeta ili nejasna, što može dovesti do nesporazuma.